Blog Single

Ketika mendirikan suatu perusahaan tentu melalui tahapan seperti perencanaan (planning), implementasi / eksekusi (execution), pengendalian, pengawasan dan pemeliharaan kualitas untuk menghasilkan output yang terbaik. Seperti dalam membuat produk berkualitas tinggi  berdasarkan minat konsumen, kita perlu menerapkan PDCA dalam prosesnya. Siklus PDCA (Plan Do Check Action) adalah metode manajemen yang bertujuan untuk menyelesaikan masalah dengan empat langkah secara berulang.

 

A. Apa Itu Siklus Plan Do Check Action (PDCA)?

Siklus PDCA (Plan, Do, Check, Action) juga dikenal sebagai siklus deming, siklus kendali karena siklus ini dikembangkan oleh W. Edwars Deming berdasarkan kelanjutan dari metodologi yang diperkenalkan walter Shewhart. PDCA merupakan siklus manajemen berulang yang digunakan untuk meningkatkan proses dan produk dengan cara berfokus pada perencanaan, pelaksanaan, evaluasi dan tindakan. Konsep inikemudian menjadi inti dari pendekatan manajemen kualitas yang efektif.

 

B. Empat  Tahapan dalam Siklus PDCA

  • Plan

Plan merupakan tahap perencanaan yang dimulai dengan mengidentifikasi masalahdengan menggunakan Teknik 5W + 1H dengan Teknik route couse analysis. Proses ini bisa menjelaskan semua informasi yang diperlukan untuk membantu menemukan solusi dari masalah. Dalam konteks ISO, perencanaan mencakup penetapan tujuan, identifikasi sumber daya yang diperlukan, analisis risiko, dan penetapan metrik untuk mengukur keberhasilan. Perencanaan harus dilakukan secara cermat dan berdasarkan fakta untuk menghindari kerugian waktu dan sumber daya yang tidak perlu.

  • Do

Di tahapan ini mulailah menjalankan hal yang telah direncakan. Temukan solusi mana yang paling baik dan apakah hal tersebut bisa memberikan hasil sesuai tujuan yang diinginkan. Dalam prosesnya mungkin akan terdapat masalah-masalah yang tidak diperkirakan. Dalam Proses ini lakukan standardisasi dengan melibatkan penerapan perubahan yang diusulkan dan pengumpulan data yang relevan untuk tahap evaluasi berikutnya.

  • Check

Fase check adalah saat untuk mengukur hasil dari pelaksanaan rencana. Dalam konteks ISO, ini berarti memeriksa apakah tujuan yang telah ditetapkan tercapai dan sejauh mana perbaikan telah dicapai. Evaluasi harus dilakukan secara objektif dan berdasarkan data yang akurat. Fase ini merupakan fase terpenting untuk memperbaiki rencana, menghindari kesalahan terulang, dan menjalankan semuanya dengan sukses.

  • Action

Pada tahapan ini seluruh aspek proses sudah diperbaiki berdasarkan evaluasi dari fase DO dan Check yang mengidentifikasi masalah dalam implementasi rencana. langkah selanjutnya adalah mengambil tindakan perbaikan. Jika tujuan tidak tercapai, atau ada area yang perlu ditingkatkan, tindakan korektif harus diambil. Selain itu, jika ada proses yang berhasil, langkah-langkah tersebut harus diadopsi sebagai praktik terbaik.

C. Implementasi PDCA dalam ISO

PDCA adalah inti dari banyak standar ISO, termasuk ISO 9001 (manajemen mutu) dan ISO 14001 (manajemen lingkungan). Dalam konteks ISO, PDCA membantu organisasi untuk terus meningkatkan sistem manajemen mereka dan mencapai keunggulan operasional. Berikut adalah langkah-langkah untuk mengimplementasikan PDCA dalam standar ISO:

  1. Menetapkan Kebijakan dan Tujuan: Tetapkan kebijakan mutu dan lingkungan organisasi, serta sasaran yang terukur dan realistis untuk mencapai visi tersebut.
  2. Menerapkan Proses: Lakukan perubahan atau perbaikan berdasarkan rencana yang telah ditetapkan dan pastikan semua anggota tim terlibat secara aktif.
  3. Memantau dan Mengukur: Kumpulkan data tentang hasil implementasi dan kinerja saat ini. Gunakan data ini untuk mengevaluasi kesesuaian dengan sasaran yang telah ditetapkan.
  4. Melakukan Perbaikan: Berdasarkan hasil evaluasi, ambil tindakan korektif atau pencegahan sesuai kebutuhan untuk terus meningkatkan kinerja organisasi.
  5. Memeriksa dan Mengevaluasi: Lakukan audit internal dan tinjauan manajemen secara berkala untuk memastikan kesesuaian dengan standar ISO dan efektivitas sistem manajemen

D. Pentingnya PDCA dalam meningkatkan kinerja bisnis

Tidak hanya dalam ISO, Berikut  merupakan beberapa alasan mengapa PDCA penting dalam meningkatkan kinerja bisnis:

  1. Memperbaiki efisiensi: Tahap "Plan" (rencana) dalam PDCA melibatkan perencanaan dan penentuan tujuan bisnis yang jelas. Selanjutnya, melalui tahap "Do" (lakukan), rencana tersebut diimplementasikan. Tahap "Check" (periksa) memungkinkan evaluasi kinerja untuk mengetahui sejauh mana rencana berhasil. Dengan demikian, perusahaan dapat mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan dan meningkatkan efisiensi operasional.
  2. Identifikasi peluang dan risiko: PDCA membantu perusahaan mengidentifikasi peluang dan risiko bisnis melalui proses perencanaan yang komprehensif. Dengan cara ini, perusahaan dapat memanfaatkan peluang yang muncul dan mengelola risiko yang mungkin mempengaruhi kinerja bisnis mereka.
  3. Kualitas dan keselamatan: Dengan PDCA, perusahaan dapat menerapkan langkah-langkah perbaikan berbasis bukti untuk meningkatkan kualitas produk atau layanan. Selain itu, sistematisasi siklus PDCA dapat membantu dalam meningkatkan keselamatan dan mengurangi insiden yang berpotensi membahayakan.
  4. Pengambilan keputusan berbasis data: PDCA mengharuskan pengumpulan data dan analisis untuk melakukan evaluasi kinerja dan efektivitas rencana. Keputusan yang diambil berdasarkan bukti dan analisis cenderung lebih efektif dan akurat daripada keputusan berdasarkan perasaan atau asumsi semata.

Ketika diterapkan dalam standar ISO, metodologi PDCA membantu organisasi mencapai tujuan dan standar yang ditetapkan, meningkatkan kepuasan pelanggan, dan mencapai keunggulan kompetitif. Dengan siklus PDCA yang terus berputar, organisasi dapat terus meningkatkan dan menghadapi tantangan bisnis dengan lebih efektif.